POLICY PRIVACY

Questa pagina descrive le modalità di trattamento dei dati personali degli utenti che consultano il sito di Sokrate SOS Srl raggiungibile all’indirizzo internet https://www.sokratesos.com

Le presenti informazioni non riguardano altri siti, pagine o servizi online raggiungibili tramite link ipertestuali eventualmente pubblicati nel sito ma riferiti a risorse esterne.

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

SOKRATE SOS SRL

P.IVA 01451350522

Sede legale: Strada di Cerchiaia, 74 – 53100 Siena (SI)

Email: info@sokratesos.com  |  Tel. 0577 226001

2. TIPI DI DATI E FINALITÀ DEL TRATTAMENTO – SITO WEB

2.1 Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del presente sito acquisiscono, nel normale esercizio, alcuni dati di navigazione che vengono trasmessi implicitamente nell’uso di protocolli di comunicazione internet. Si tratta di dati relativi al traffico telematico che per loro natura non sono immediatamente associabili ad interessati identificati, ma tramite elaborazioni o associazioni con dati detenuti da terzi potrebbero permettere di identificare gli utenti/visitatori del sito (quali, ad esempio, indirizzi IP, tipo di browser e di sistema operativo, orario di richiesta di accesso alle pagine web). Tali dati sono conservati per il periodo strettamente necessario e in conformità alle vigenti disposizioni normative.

2.2 Dati comunicati dall’utente tramite il sito

L’invio di messaggi tramite i canali di contatto di Sokrate SOS Srl comporta l’acquisizione dei dati di contatto del mittente necessari a rispondere alla richiesta, nonché di tutti i dati personali inclusi nelle comunicazioni. In particolare, il form contatti presente sul sito raccoglie i seguenti dati:

• Tipo di soggetto (azienda o privato)
• Ragione sociale (per le aziende)
• Nome e cognome
• Indirizzo email
• Area di interesse (sicurezza sul lavoro, igiene alimentare, privacy, formazione, ecc.)
• Dati allegati nelle comunicazioni (es. curriculum vitae in caso di candidatura spontanea)

È possibile iscriversi alla newsletter di Sokrate SOS Srl per ricevere comunicazioni relative ad aggiornamenti normativi, attività di formazione e consulenza.

3. TRATTAMENTO DATI – RICHIESTA DI QUOTAZIONE

Questa sezione si applica alle persone fisiche (clienti, potenziali clienti, professionisti, rappresentanti di aziende) che contattano Sokrate SOS Srl per richiedere un preventivo o una quotazione di servizi, tramite qualsiasi canale: telefono, posta elettronica, form contatti sul sito o di persona.

3.1 Dati trattati

In fase di raccolta delle informazioni necessarie alla predisposizione di un preventivo, potranno essere trattati i seguenti dati:

• Dati anagrafici: nome, cognome, ragione sociale
• Dati di contatto: numero di telefono, indirizzo email, sede/indirizzo
• Dati relativi all’attività: settore, numero di dipendenti, tipologia di attività svolta
• Dati relativi alle esigenze specifiche: tipo di servizio richiesto (es. sicurezza sul lavoro, HACCP, privacy, formazione), caratteristiche dell’azienda, eventuali criticità segnalate

3.2 Finalità e base giuridica

I dati vengono trattati esclusivamente per:

• Rispondere alla richiesta di informazioni o preventivo
• Predisporre e inviare la quotazione personalizzata
• Eventuale follow-up commerciale connesso alla richiesta ricevuta

La base giuridica del trattamento è l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR. Per i contatti spontanei ricevuti (telefonate in entrata, email non sollecitate), il trattamento può fondarsi altresì sul legittimo interesse del Titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) del GDPR a gestire le richieste commerciali ricevute.

3.3 Periodo di conservazione

I dati raccolti in fase di preventivo saranno conservati per un periodo non superiore a 24 mesi dalla data dell’ultimo contatto, qualora il preventivo non si traduca in un contratto. Trascorso tale termine, i dati saranno cancellati o anonimizzati, salvo che l’interessato abbia fornito il consenso per successive comunicazioni commerciali.

3.4 Obbligo di conferimento

Il conferimento dei dati è facoltativo, ma il mancato conferimento rende impossibile la predisposizione del preventivo e la risposta alla richiesta.

4. TRATTAMENTO DATI – ACCETTAZIONE DELLA QUOTAZIONE E RAPPORTO CONTRATTUALE

Questa sezione si applica ai dati personali trattati a seguito dell’accettazione della quotazione e dell’instaurazione del rapporto contrattuale tra l’interessato (o l’azienda da lui rappresentata) e Sokrate SOS Srl.

4.1 Dati trattati

In fase contrattuale ed esecutiva potranno essere trattati, oltre ai dati già raccolti in fase di preventivo:

• Dati anagrafici completi e codice fiscale / partita IVA
• Dati relativi alla sede legale e operativa
• Dati bancari necessari alla fatturazione e ai pagamenti
• Dati relativi ai lavoratori dipendenti, se necessari per l’erogazione dei servizi richiesti (es. sicurezza sul lavoro, sorveglianza sanitaria, formazione obbligatoria, consulenza privacy)
• Documentazione tecnica, verbali, registri e ogni altro documento prodotto nell’ambito del servizio

4.2 Finalità e base giuridica

I dati vengono trattati per le seguenti finalità:

• Esecuzione del contratto: erogazione dei servizi concordati (consulenza, formazione, sicurezza sul lavoro, HACCP, privacy, ecc.) – base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) GDPR
• Adempimenti fiscali e contabili: emissione di fatture, conservazione della documentazione contabile – base giuridica: art. 6, par. 1, lett. c) GDPR (obbligo di legge)
• Adempimenti normativi specifici: tenuta di registri obbligatori, comunicazioni agli enti di vigilanza (es. ASL, INAIL, Ispettorato del Lavoro) laddove previsto dalla normativa in materia di sicurezza sul lavoro (D.Lgs. 81/2008) – base giuridica: art. 6, par. 1, lett. c) GDPR
• Tutela giuridica: gestione di eventuali contenziosi e difesa dei diritti del Titolare – base giuridica: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR

4.3 Periodo di conservazione

I dati trattati nell’ambito del rapporto contrattuale sono conservati nei seguenti termini:

• Documentazione fiscale e contabile (fatture, contratti, ecc.): 10 anni dalla data dell’atto, ai sensi degli artt. 2214 e 2220 del Codice Civile e della normativa fiscale vigente
• Documentazione tecnica connessa ai servizi di sicurezza sul lavoro: nei termini previsti dal D.Lgs. 81/2008 e normative correlate
• Dati ulteriori non soggetti a specifici obblighi di conservazione: non oltre 10 anni dalla cessazione del rapporto contrattuale

4.4 Comunicazione a terzi nell’ambito del contratto

Nell’esecuzione del contratto, i dati potranno essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, a:

• Consulenti e professionisti che collaborano all’erogazione del servizio (es. medico competente, RSPP, formatori)
• Enti pubblici e di vigilanza (ASL, INAIL, Ispettorato del Lavoro) nei casi previsti dalla legge
• Istituti bancari, per la gestione dei pagamento

5. FONTE DEI DATI PERSONALI

I dati personali sono raccolti direttamente presso l’interessato al momento del primo contatto (telefonico, via email, tramite il sito web o di persona) e nelle successive comunicazioni.

6. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati verranno trattati con il supporto di mezzi cartacei e informatici, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza appropriato al rischio, ai sensi dell’art. 32 del GDPR. I dati non sono soggetti a processi decisionali automatizzati né a profilazione ai sensi dell’art. 22 del GDPR.

7. BASE GIURIDICA – TRATTAMENTI RELATIVI AL SITO WEB

Per i trattamenti effettuati tramite il sito web (form contatti), la base giuridica è il consenso dell’interessato ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) del GDPR.

Per l’invio di newsletter informative su servizi analoghi a quelli già acquistati o per la notifica di scadenze legali obbligatorie a clienti, la base giuridica è il Legittimo Interesse del Titolare (Soft-Spam) ai sensi dell’art. 130, comma 4 del Codice Privacy.

Per la ricezione e la valutazione delle candidature spontanee (CV), la base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali ex art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR; ai sensi dell’art. 111-bis del Codice Privacy italiano, per tali candidature spontanee non è richiesto il consenso dell’interessato.

8. CATEGORIE DI DESTINATARI

I dati raccolti potranno essere comunicati, esclusivamente per le finalità specificate nella presente informativa, a:

• Persone interne autorizzate: dipendenti e collaboratori di Sokrate SOS Srl
• Responsabili del trattamento esterni nominati ai sensi dell’art. 28 GDPR: fornitori di servizi tecnici, hosting provider, consulenti informatici, piattaforme gestionali
• Autorità pubbliche e di vigilanza, nei soli casi previsti dalla legge

Trasferimento dati extra-UE: L’uso sul sito dello strumento di sicurezza antispam Google reCAPTCHA comporta il trasferimento di dati personali comuni (indirizzi IP, dati di navigazione) verso gli Stati Uniti a favore di Google LLC. Tale trasferimento è pienamente legittimato dall’adesione di Google LLC all’EU-US Data Privacy Framework (DPF) e/o dalla sottoscrizione delle Clausole Contrattuali Tipo (Standard Contractual Clauses – SCC) approvate dalla Commissione Europea.

9. PERIODO DI CONSERVAZIONE – RIEPILOGO

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti (art. 5, par. 1, lett. e) GDPR). In sintesi:

• Dati di navigazione: per il tempo strettamente necessario alla gestione tecnica delle sessioni
• Dati da form contatti: fino a 24 mesi dall’ultimo contatto
• Candidature spontanee e curriculum vitae: fino ad un massimo di 12 mesi dalla ricezione
• Dati newsletter: fino alla revoca del consenso
• Dati da richiesta di quotazione (senza successivo contratto): fino a 24 mesi dall’ultimo contatto
• Dati contrattuali e fiscali: 10 anni dalla cessazione del rapporto, salvo obblighi specifici di conservazione più lunghi

Il conferimento dei dati tramite il form contatti del sito è facoltativo. Il mancato conferimento determinerà l’impossibilità di inviare la richiesta.

10. OBBLIGO DI FORNIRE I DATI E CONSEGUENZE

Per i dati necessari all’elaborazione di un preventivo o all’esecuzione del contratto, il mancato conferimento potrà rendere impossibile l’erogazione del servizio o l’adempimento degli obblighi di legge.

11. DIRITTI DELL’INTERESSATO

In qualsiasi momento, l’interessato può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15–22 del GDPR, tra cui:

• Accesso (art. 15): ricevere conferma del trattamento e copia dei dati
• Rettifica (art. 16): correggere o aggiornare i propri dati
• Cancellazione – diritto all’oblio (art. 17): chiedere la cancellazione dei dati non più necessari o trattati illecitamente
• Limitazione del trattamento (art. 18)
• Opposizione (art. 21): opporsi al trattamento basato su legittimo interesse
• Portabilità (art. 20): ricevere i propri dati in formato strutturato, per i trattamenti basati su consenso o contratto
• Revoca del consenso (art. 7, par. 3): in qualsiasi momento, senza effetto retroattivo
• Reclamo al Garante (art. 77): proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it)

Per esercitare i propri diritti, l’interessato può contattare il Titolare:

• Posta elettronica: info@sokratesos.com
• PEC: sokrate.sicurezza@pec.itINFORMAZIONI SUI COOKIE

12. INFORMAZIONI SUI COOKIE

Il sito fa uso esclusivamente di cookie tecnici e di sicurezza strettamente necessari al corretto funzionamento della piattaforma. Per informazioni dettagliate sulle tipologie di cookie utilizzati, le loro finalità e le modalità di gestione, si rimanda alla Cookie Policy – Dichiarazione Cookies disponibile sul sito.

 

13. PLUGIN E SOCIAL NETWORK

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Nota: La presente informativa può subire modifiche nel tempo, anche in connessione con l’entrata in vigore di nuove normative, l’aggiornamento dei servizi offerti o innovazioni tecnologiche. L’utente è invitato a consultare periodicamente questa pagina.